Synchronisation Ecampus, problèmes connus

Plusieurs problèmes peuvent exister concernant les automatismes qui synchronisent les données d'Ecampus avec le reste du système d'information. Ils peuvent affecter la bonne mise à jour des données, conduisant ainsi à des soucis d'inscriptions ou autres sur Ecampus.

Les chapitres suivants décrivent les problèmes identifiés à ce jour.

Le premier chapitre, sous forme de FAQ, propose une entrée par “symptôme”, le deuxième, par type de situation potentiellement génératrice de problèmes.

En complément de la présente page, plusieurs dispositions ont été prises, notamment :

• une formation Ecampus pour le personnel administratif, dont le support est accessible en ligne sur Ecampus dans l'Atelier Moodle niveau 1
  (source support_ecampus_pour_les_administratifs.odp accès réservé) ;
• une formation interne destinée aux ingénieurs technopédagogiques du CEMU synchro_ecampus_pour_cemu.pdf (source : synchro_ecampus_pour_cemu.odp)
• un fascicule d'aide à la résolution de problème Notice ecampus.pdf
  (source notice_ecampus.odp accès réservé) ;
• un message dans la lettre d'info du CEMU envoyant vers une page dédiée http://cemu.unicaen.fr/le-cemu/problemes-d-acces-a-ecampus-1088766.kjsp.

Ce chapitre liste les questions couramment posées, potentiellement en lien avec des problèmes de synchronisation d'Ecampus avec le reste du système d'information (S.I.).

La difficulté ici est qu'une même question peut avoir des origines multiples. Aussi, pour essayer de ne rien oublier, chaque question renvoie vers une liste de situations pouvant être à l'origine du problème en question.

Les identifiant, nom, prénom et adresse mail sont synchronisés avec votre compte numérique.

Il n'est pas possible de les modifier directement dans Ecampus.

Il faut donc le signaler au service administratif de votre composante pour qu'il procèdent aux corrections de votre compte numérique. Une fois la modification faite, elle apparait dans Ecampus le lendemain (synchronisation nocturne).

Pour se connecter à Ecampus, il est nécessaire de disposer d'un compte numérique valide et de se connecter via l'onglet CAS ( voir Accéder à la plateforme Ecampus ).

Cas particulier: je suis bloqué sur ma page de profil, dés ma première connexion. Cette page m'indique que je n'ai pas d'adresse email, alors que je ne peux pas le modifier .

Si vous avez un compte invité ou enseignant vacataire, la composante vous a créé un compte spécifique. Toutefois lors de la création de ce compte, votre adresse mail personnelle n'a pas été mentionnée. Cette adresse est nécessaire pour accéder à Ecampus. Nous devons donc demander à votre composante de modifier votre compte. Une fois modifié, vous pourrez accéder normalement à Ecampus, dès le lendemain.

Voir :

• Cours archivé ;

Voir :

• Manque d'inscription jusqu'au groupe ;
• Relation porteur porté.

Voir :

• Configuration du tableau de bord (voir explications ci-après) ;
• Défaut d'inscription dans l'espace cours :
  • si vous êtes enseignant, voir je_suis_l_enseignant_d_un_cours_pourtant_je_n_y_suis_pas_inscrit_pourquoi ;
  • si vous êtes étudiant, voir pourquoi_les_etudiants_ne_sont_pas_inscrits_dans_mon_cours.

La liste des cours affichés sur le tableau de bord varie en fonction de la configuration du filtrage dans le bloc “Vue d'ensemble des cours”. Attention également à la pagination ; votre cours se trouve peut-être sur une deuxième page ou plus.

Les cours passés peuvent ainsi disparaître du tableau de bord : si un espace cours possède une date de fin active (ce qui n'est pas le cas par défaut) et que cette date est échue, Ecampus considère que ce cours est passé.

Par exemple :

Si dans le même temps, un des étudiants inscrits a un filtre réglé sur “en cours”, alors ce cours passé ne sera pas affiché.

Si vous êtes enseignant et correctement inscrit dans votre cours, mais que tous ou certains des étudiants attendus ne voient pas votre cours :

• voir : cours cachés (impacte tous les étudiants) ;
• parce qu'ils n'y sont pas inscrits (voir pourquoi_les_etudiants_ne_sont_pas_inscrits_dans_mon_cours).

Voir :

• manque d'inscription jusqu'au groupe ;
• problèmes de gestion du statut à distance ;
• relation porteur/porté ;
• élément suspendu dans Apogee ;
• IA annulée, puis remplacée ;
• etudiant_erasmus ;
• désynchronisation temporaire ;
• id number modifié.

Voir :

• Planification dans ADE non compatible

Depuis la mise à jour de ecampus de septembre 2020, le bloc “Participants” auparavant affiché à droite de l'écran dans un espace cours n'est plus affiché. En effet, il aurait fait doublon avec le lien vers la liste des participants affiché désormais dans le menu contextuel, à gauche de l'écran.

Voir :

• Certains problème de gestion du status à distance.

Le CAS est un mécanisme d'authentification, auquel est délégué l'authentification à nombre de services de l'université. Habituellement l'utilisateur visite le service et s'il n'est pas authentifié sur ce service, celui-ci redirige l'utilisateur vers le CAS pour qu'il s'authentifie, mais en indiquant où diriger l'utilisateur ensuite.

Certains utilisateurs trouve l'adresse de leur service, en l'occurrence Ecampus, dans un moteur de recherche. Si celui-ci n'a conservé que l'adresse du CAS (cas.unicaen.fr), l'utilisateur va essayer de se connecter directement et *exclusivement* au CAS et probablement y parvenir. En revanche, le service désiré (Ecampus) n'étant pas spécifié, aucune redirection vers Ecampus n'intervient ensuite.

Voir Mauvaise URL

Ce chapitre, issu de l'expérience accumulée lors du traitement des nombreux tickets adressés à cemu.assistance@unicaen.fr, recense toutes les situations aujourd'hui connues à l'origine des questions présentées au chapitre précédent.

La plupart de ces situations découlent d'un renseignement problématique ou incomplet du système d'information (APOGÉE, ADE…).

Depuis la rentrée 2020/2021, lmsjonction gère l'obsolescence des catégories et espaces cours.

Si un cours est en archive, c'est que son code n'existe plus en l'état dans Apogee.

Plusieurs explications sont possibles :

• le cours, obsolète, a été supprimé de la modélisation : il est donc normal qu'il n'existe plus non plus sur ecampus
• le code Apogee du cours a changé : le cours qui était associé dans ecampus a été archivé, mais un nouvel espace cours a été créé en correspondance avec le nouveau code Apogee. L'enseignant doit copier le contenu de l'ancien espace de cours vers le nouveau
• le cours a été supprimé accidentellement de la modélisation : le problème doit être corrigé à la source (dans Apogee) pour que l'espace correspondant dans ecampus soit désarchivé (la nuit suivante)

Autrement dit si un espace cours est archivé, c'est qu'il était associé à un code Apogee qui a disparu de la base REFER administrée par la DSI. Les questions, dès lors, sont “pourquoi a-t-il disparu ?”, “Etait-ce intentionnel ou non ?”. Seules les personnes qui maîtrisent l'offre de formation et son évolution peuvent répondre à ces questions.

Si c'était voulu, à charge pour l'UFR en question de gérer la communication avec les gens impactés, notamment les enseignants pour que ces derniers puissent le prendre en compte.

Si, au contraire, c'est accidentel, à charge pour les services scolarités concernés d'en rechercher les raisons en particulier dans Apogee. Au besoin, de se faire aider par la DEVE, qui elle-même pourra solliciter la DSI si rien n'est trouvé.

Dans tous les cas, les enseignants qui rencontrent cette situation, doivent se rapprocher de leur service de scolarité.

Au CEMU nous ne sommes ni qualifié, ni en responsabilité sur Apogee. D'ailleurs aucun désarchivage manuel dans ecampus n'est prévu, ni souhaitable.

Malgré les désagréments attachés à ces situations, il faut rappeler que cette gestion de l'obsolescence, mise en place à la rentrée 2020-21, a permis un grand nettoyage de la plateforme, favorable à ses performances (620 cours archivés et 3524 cours supprimés). C'est aussi une opération nécessaire pour maintenir une proximité entre les modélisations dans Apogee et dans ecampus.

Les espaces de cours crées automatiquement sont cachés et vides par défaut.

C'est à l'équipe enseignante de décider du moment où l'espace cours doit être visible et de signifier cette décision en allant configurer le cours pour le rendre visible (dans les paramètres du cours) :

Si un espace cours est caché, certains rôles (enseignant par exemple) le voient grisé, d’autres (étudiant en particulier) ne le voient pas.

Quand il existe des groupes dans APOGÉE, l'inscription pédagogique doit être faite jusqu'au groupe. Sinon l'inscription des étudiants à un espace de cours dans Ecampus n'a pas lieu.

Symptôme : un étudiant n'est pas inscrit dans l'espace de cours ou bien dans le mauvais groupe.

Ces problèmes découlent d'incohérences dans le renseignement d'APOGÉE.

Dans APOGÉE, il doit y avoir une cohérence dans les déclarations de statut “à distance” pour :

• l'étudiant

• les éléments pédagogiques (ELP) auxquels il est inscrit

• les groupes dont il est membre (qui doivent être, au moins partiellement, libellés “cemu” pour les étudiants à distance)

Dans l'exemple ci-dessus, on vérifie :

• que l'étudiante “21609846” est bien inscrite administrativement à son code étape dans le cadre d'un enseignement à distance ;
• que, par exemple, l'élément pédagogique auquel elle est inscrite, “IRAN-15”, se fait bien à distance ;
• et, enfin, que le groupe dans lequel elle est intégrée pour ce cours est bien un groupe partiellement libellé “CEMU”.

Voir Synchronisation d'Ecampus avec le SI

Ci-dessous une synthèse des conséquences en fonction des situations :

(source)

Dans l'exemple de la situation “a”, l'étudiant n'est pas dans un groupe “CEMU”, l'élément pédagogique considéré n'est pas déclaré faisable en “Enseignement à distance”, son inscription administrative a été déclarée en “Télé-enseignement”.

Cette situation ne génère aucune erreur ni aucun warning lors de l'exécution de l'update de l'offre de formation. Par contre, cela génère une erreur au moment de la synchronisation des inscriptions par base de données et un warning (de type w9) lors de l'exécution de la mise à jour des groupes.

La conséquence finale est une absence d'inscription pour l'étudiant dans l'espace de cours lié à cet élément pédagogique, et, à fortiori, son absence dans le groupe ad hoc dans ce cours.

• ELP non “enseignement à distance” mais IA en “téléenseignement” ⇒ ni inscription, ni groupe

Donc, si IA en “téléenseignement”, toutes les ELP doivent être “enseignement à distance”

• groupe “CEMU”, mais IA non “téléenseignement”

ou

• tout en téléenseignement, mais groupe non “CEMU” (ou automatique ELP_…)

• les 3 données sont cohérentes

ou

• les données toutes en non FOAD, sauf l'ELP qui peut être en “enseignement à distance”.

SELECT taae.distant
FROM T_ADE_ACTIVITES_ETUDIANTS taae 
WHERE taae.COD_ELP = 'RCAED334'

SELECT taa.A_DISTANCE
FROM T_ADE_ACTIVITES taa 
WHERE taa.COD_ELP = 'RCAED334'

GROUPE (FOAD libellé CEMU)
SELECT taae.idgroupe
FROM T_ADE_ACTIVITES_ETUDIANTS taae 
WHERE taae.COD_ELP = 'RCAED334'
GROUP BY taae.idgroupe

Symptôme : les inscriptions à un cours disparaissent, le cours lui-même disparaît de REFER, ou lmsjonction génère une alerte indiquant qu'il n'arrive pas à créer un groupe car celui-ci existe déjà (dans un autre espace de cours)…

Quand un élément pédagogique est mutualisé avec un autre, et que l'un est déclaré “porteur” et l'autre “porté”, l'élément “porté” disparaît de REFER, ainsi que de l'espace de cours correspondant dans Ecampus. C'est alors l'espace de cours de l'élément porteur qui a vocation à accueillir tous les étudiants (qu'ils soient inscrits pédagogiquement au porteur ou aux portés). Cet espace de cours devient mutualisé.

Pour que les inscriptions pédagogiques des étudiants dans cet élément porté, dans APOGÉE, soient créées dans l'espace de cours Ecampus (donc dans l'espace de cours correspondant à l'élément porteur), il faut :

• que ces étudiants soient inscrits dans un groupe ;
• que ce ou ces groupes soi(en)t dans une collection de groupe ;
• que la collection en question soit associée à tous les éléments pédagogiques concernés, porteur et portés (la collection doit donc être mutualisée).

Exemple : l'élément '2HR5C' est déclaré comme étant maintenant “porté” par l'élément 'M.1HRP9C'. On peut le voir dans APOGÉE :

Partant de l'élément porteur, on peut ensuite vérifier que la collection de groupe du porteur est bien partagé avec l'élément porté :

Sur la dernière copie d'écran ci-dessus, on voit que la collection de groupes 'M.1HRP9CTD' (qui contient les groupes 'M.1HRP9CEM' et 'M.1HRP9CTD') est bien associée aux 2 éléments pédagogiques :

• le porteur 'M.1HRP9C' ;
• et le porté '2HR5C'.

Planification faite d'une façon incompatible avec la synchronisation d'Ecampus.

Symptôme : un enseignant n'est pas inscrit comme enseignant dans un espace de cours.

Cette situation est attendue pour les enseignants de cours intégralement à distance (généralement sans planification dans ADE), en revanche ce n'est pas normal pour les autres.

L'inscription automatique d'un enseignant dans un espace de cours Ecampus se produit lorsqu'une planification ADE valide existe.

3 conditions sont nécessaires :

• de planifier les cours avec les enseignants (une simple association d'enseignant ne suffit pas)
  ;
• concerner une fiche ADE relative à un élément issu d'APOGÉE (les fiches créées uniquement dans ADE n'ont pas d'impact sur Ecampus)
  ;
• l'élément issu d'APOGÉE doit être actuel (certaines fiches ADE concernent des éléments obsolètes dans APOGÉE).

Il peut arriver que trop d'enseignants soient inscrits dans un espace de cours. Si ces enseignants sont inscrits manuellement, vous pouvez les désinscrire vous-même. S'ils sont inscrits par base de données, voyer avec la scolarité pour rectifier la planification ADE.

Un espace de cours peut voir ses inscriptions par base de données suspendues, suite à la suspension de l'élément pédagogique associé dans APOGÉE.

Il semblerait que la construction des tables intermédiaires qui fournissent les données d'APOGÉE à Ecampus ne prenne pas en charge le fait qu'une IA est annulée au profit d'une nouvelle, en cours d'année.

Quand un étudiant Unicaen est dans un dispositif Erasmus, cela signifie qu'il est officiellement dans un autre établissement (à l'étranger). Il a été décidé qu'il ne soit pas inscrit dans Ecampus car il n'est plus censé accéder aux ressources de Caen. Cela évite aussi qu'ils reçoivent les notifications de la plateforme et que les planifications des cours remontent dans leurs calendriers Zimbra, ce qui n'aurait aucun sens pour eux vu qu’ils suivent leur cours dans l’université étrangère.

Rappeler aux scolarités et aux étudiants que si ils sont en Erasmus, ils n'ont pas accès aux cours auxquels ils sont inscrits car ils suivent des cours considérés comme équivalents dans une université étrangère.

S'il y a vraiment un besoin d’accéder aux cours, on explique et on propose aux étudiants ou scolarité de demander aux enseignants de les inscrire manuellement et uniquement dans les cours nécessaires. On recommande vivement de les inscrire avec une durée limitée pour qu'ils ne restent pas inscrits au delà du besoin.

Il arrive que des étudiants lors de leur IA s'inscrivent par erreur dans un programme d'échange international alors qu'ils sont bien présents en cours. Dans ce cas alerter le bureau des inscriptions (ou la SI-Scol deve.cellule-siscol@unicaen.fr ) pour supprimer l'information erronée.

Un étudiant qui ne part à l'étranger que sur un semestre peut l'indiquer en sélectionnant le bon “programme” (pour le semestre 1 ou le semestre 2). Sinon la modalité annuelle a été cochée par erreur, alerter le bureau des inscriptions (ou la SI-Scol deve.cellule-siscol@unicaen.fr ) pour supprimer l'information erronée.

Un exemple de ce problème s'est déjà produit.

Rappel des faits :

1. Une étudiante n'est plus inscrite dans des groupes depuis plusieurs jours et a donc perdu son inscription dans les cours.
2. Elle signale le problème en créant un ticket.
3. Le même jour, coïncidence ou pas mais qu'importe, son service de scolarité la réinscrite où il faut, donc corrige le problème.
4. Toujours le même jour, pour répondre au ticket, le CEMU mène l'enquête et en arrive aux conclusions suivantes :
   • les inscriptions dans APOGÉE sont correctes à tous points de vue ;
   • elle n'est effectivement inscrite nulle part dans Ecampus.

Cette incohérence constatée n'était que temporaire. En effet, la nuit suivante, les corrections étaient propagées sur Ecampus et l'incohérence disparue.

Donc, quand une incohérence de ce type est détectée, il faudrait prendre en compte la datation des données et vérifier qu'on ne se trouve pas dans un intervalle d'incohérence temporaire. Ce qui se produit tous les jours entre le moment où une donnée est modifiée dans APOGÉE ou ADE et le lendemain où la modification est propagée sur Ecampus.

Parmi les paramètres d'un espace cours sur Ecampus, se trouve une référence au code APOGÉE lié à cet espace cours. Ce paramètre est intitulé numéro d'identification du cours.

Ce paramètre est renseigné automatiquement au moment de la création de l'espace cours et ne doit jamais être modifié manuellement sous peine de détruire le lien avec APOGÉE pour ce cours et donc de compromettre toute synchronisation le concernant.

Mauvaise URL